Tối Ưu Hóa Quá Trình Đăng Ký Nhãn Hiệu Tại Việt Nam

Giới thiệu

Quá trình đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam thường kéo dài do lượng đơn tăng cao và quy trình thẩm định ngày càng chặt chẽ. Nhiều đơn bị chậm trễ hoặc từ chối vì không đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và thực tiễn của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam (sau đây gọi là Cục SHTT).

Dựa trên quy định hiện hành và kinh nghiệm thực tiễn, bài viết này hướng dẫn chi tiết cách nộp đơn hiệu quả, giảm thiểu rủi ro từ chối và rút ngắn thời gian thẩm định.

Dưới đây là 08 yếu tố quan trọng, được sắp xếp theo trình tự các giai đoạn của quy trình đăng ký, nhằm giúp khách hàng chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và giảm thiểu rủi ro khi đăng ký nhãn hiệu ở Việt Nam.

1. Tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn

Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ, nhãn hiệu có thể bị từ chối bảo hộ nếu “trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn” với nhãn hiệu đã được bảo hộ hoặc đã được nộp đơn trước cho cùng hoặc tương tự hàng hóa, dịch vụ (Điều 74 Luật SHTT). Ngoài ra, nhãn hiệu cũng không được chấp nhận bảo hộ trong trường hợp không có khả năng phân biệt hoặc mang tính mô tả trực tiếp đối với hàng hóa, dịch vụ (Điều 73 Luật SHTT).

Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải thực hiện tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn, tuy nhiên trong thực tiễn, phần lớn các quyết định từ chối bảo hộ đều xuất phát từ việc nhãn hiệu dự định đăng ký trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký hoặc đã nộp đơn trước đó cho cùng hoặc tương tự nhóm hàng hóa, dịch vụ, hoặc do nhãn hiệu không đáp ứng yêu cầu về khả năng phân biệt theo quy định của pháp luật.

Do đó, việc tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn là bước quan trọng nhằm đánh giá khả năng được bảo hộ của nhãn hiệu, hạn chế rủi ro bị từ chối và tối ưu thời gian, chi phí trong quá trình đăng ký.

Ví dụ: Doanh nghiệp muốn đăng ký nhãn hiệu “DOMY” cho dịch vụ bán lẻ cà phê (nhóm 35 theo Phân loại Nice). Qua tra cứu trên cơ sở dữ liệu WIPO Global Brand Database hoặc IP-Platform của Cục SHTT, phát hiện có 03 nhãn hiệu tương tự đã được đăng ký trong cùng nhóm dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh thiết kế, bổ sung yếu tố đặc trưng hoặc giới hạn phạm vi bảo hộ để tránh xung đột. Nếu không tra cứu, đơn có khả năng cao bị từ chối hoặc kéo dài thời gian do phải giải trình.

Lợi ích của việc tra cứu trước nộp đơn:

Đánh giá khả năng bảo hộ ngay từ giai đoạn chuẩn bị;
Điều chỉnh thiết kế nhãn hiệu (yếu tố chữ, hình, màu sắc);
Giới hạn hoặc tái cấu trúc danh mục hàng hóa/dịch vụ để giảm thiểu xung đột với các đơn đã nộp trước;
Tiết kiệm chi phí và thời gian xử lý đơn.

2. Phân loại hàng hóa/dịch vụ chính xác theo Thỏa ước Nice

Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản hướng dẫn thi hành, đơn đăng ký nhãn hiệu phải bao gồm danh mục hàng hóa, dịch vụ được phân loại theo Bảng phân loại quốc tế hàng hóa và dịch vụ dùng cho đăng ký nhãn hiệu theo Thỏa ước Nice (Điều 100, Điều 101 và Điều 105 Luật SHTT; Khoản 2 Điều 28 Nghị định 65/2023/NĐ-CP). Việc phân loại được thực hiện theo phiên bản hiện hành của Bảng phân loại Nice (Phiên bản mới nhất Nice Classification – Edition 13-2026).

Danh mục hàng hóa, dịch vụ là yếu tố quan trọng xác định phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu. Trên thực tế, việc phân loại không chính xác hoặc mô tả hàng hóa, dịch vụ không phù hợp thường dẫn đến việc Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, yêu cầu người nộp đơn bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ trong thời hạn luật định, qua đó kéo dài thời gian thẩm định hình thức và ảnh hưởng đến tiến trình xác lập quyền đối với nhãn hiệu (Điều 109 Luật SHTT).

Để hạn chế rủi ro trong quá trình đăng ký, danh mục hàng hóa, dịch vụ cần được mô tả cụ thể, rõ ràng và phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế của chủ đơn; tránh sử dụng các mô tả quá chung chung hoặc mở rộng vượt quá phạm vi sử dụng dự kiến. Trường hợp nhãn hiệu được đăng ký cho nhiều nhóm hàng hóa, dịch vụ khác nhau, mỗi nhóm phải được khai báo chính xác theo Bảng phân loại Nice và người nộp đơn phải nộp phí tương ứng cho từng nhóm theo quy định về phí, lệ phí (Thông tư số 63/2023/TT-BTC).

Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký nhãn hiệu “VEMAX” cho sản phẩm xe điện hai bánh thuộc nhóm 12 (phương tiện vận tải trên cạn). Trường hợp danh mục hàng hóa được khai báo không chính xác, chẳng hạn mô tả sang nhóm 07 (máy móc) hoặc sử dụng mô tả quá rộng như “các loại thiết bị và phương tiện”, Cục SHTT sẽ yêu cầu người nộp đơn làm rõ và điều chỉnh danh mục hàng hóa, dịch vụ. Việc này có thể làm kéo dài thời gian thẩm định hình thức và ảnh hưởng đến tiến trình xử lý đơn.

3. Nộp đầy đủ Giấy ủy quyền (Power of Attorney) ngay khi nộp đơn

Theo quy định của pháp luật về đại diện đăng ký quyền sở hữu công nghiệp, tổ chức, cá nhân nước ngoài không cư trú tại Việt Nam khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu bắt buộc phải thông qua đại diện sở hữu công nghiệp là tổ chức dịch vụ đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động tại Việt Nam; trong khi đó, tổ chức, cá nhân cư trú tại Việt Nam có thể trực tiếp nộp đơn hoặc thông qua đại diện sở hữu công nghiệp theo nhu cầu (Điều 12 Luật SHTT; Điều 7 Nghị định 65/2023/NĐ-CP).

Theo quy định, chủ đơn có thể nộp bổ sung Giấy ủy quyền muộn trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn. Trường hợp Giấy ủy quyền chưa được nộp và Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo về thiếu sót hình thức, người nộp đơn có quyền bổ sung Giấy ủy quyền trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày nhận được thông báo theo quy định. Tuy nhiên, trong thực tiễn, việc nộp đầy đủ Giấy ủy quyền ngay tại thời điểm nộp đơn giúp hạn chế phát sinh thông báo thiếu sót hình thức, bảo đảm đơn đăng ký được tiếp nhận và xử lý liên tục, đồng thời giảm thiểu nguy cơ đơn bị tạm ngừng xử lý do thiếu tài liệu bắt buộc.

Giấy ủy quyền được chấp nhận hợp lệ khi có chữ ký của chủ đơn hoặc người đại diện hợp pháp của chủ đơn. Đối với chủ đơn là tổ chức, cá nhân nước ngoài, Giấy ủy quyền không bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille. Trường hợp Giấy ủy quyền được lập bằng tiếng nước ngoài, cần kèm theo bản dịch tiếng Việt để phục vụ quá trình thẩm định theo quy định.

Ví dụ: Công ty ABC (Hàn Quốc) có nhu cầu đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam thông qua đại diện sở hữu công nghiệp. Trường hợp Công ty ABC không nộp Giấy ủy quyền có chữ ký của chủ đơn ngay trong hồ sơ ban đầu, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo thiếu sót hình thức và yêu cầu bổ sung trong thời hạn luật định. Trong thời gian chờ bổ sung Giấy ủy quyền, đơn đăng ký sẽ bị tạm ngừng xử lý, dẫn đến việc kéo dài tiến trình thẩm định và làm chậm thời gian xác lập quyền đối với nhãn hiệu, thường từ 2–3 tháng.

4. Đảm bảo nhãn hiệu có tính khả phân biệt rõ ràng

Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ, dấu hiệu được bảo hộ với danh nghĩa nhãn hiệu phải có khả năng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của chủ thể này với hàng hóa, dịch vụ của chủ thể khác (Điều 72 Luật SHTT). Những dấu hiệu mang tính mô tả trực tiếp, là thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực kinh doanh hoặc thể hiện hình dạng tự nhiên của hàng hóa không được bảo hộ với tư cách là nhãn hiệu (Điều 73 Luật SHTT).

Các trường hợp thường bị từ chối do thiếu khả năng phân biệt:

Dấu hiệu mô tả trực tiếp đặc tính, chất lượng, công dụng, nguồn gốc của hàng hóa/dịch vụ (ví dụ: “Cà phê ngon”, “Nước tinh khiết”, “Gạo thơm”);
Sử dụng các từ ngữ chung, mang tính quảng cáo hoặc thuật ngữ thông dụng trong ngành (ví dụ: “Express”, “Premium”, “Deluxe”);
Hình dạng tự nhiên của hàng hóa hoặc bao bì thông thường;
Dấu hiệu đơn thuần là chữ số, chữ cái đơn lẻ không có yếu tố đặc trưng.

Ví dụ:

Nhãn hiệu “Sữa tươi nguyên chất” cho sản phẩm sữa (nhóm 29) sẽ bị từ chối vì mô tả trực tiếp tính chất của sản phẩm, không có yếu tố đặc trưng để người tiêu dùng phân biệt;
Nhãn hiệu “Café Arabica” cho dịch vụ quán cà phê có thể bị từ chối vì “Arabica” là tên giống cà phê thông dụng.

Để tăng khả năng được bảo hộ, chủ đơn nên ưu tiên lựa chọn các dấu hiệu mang tính sáng tạo hoặc hư cấu, tránh các từ ngữ mô tả trực tiếp hàng hóa, dịch vụ. Việc kết hợp yếu tố chữ với yếu tố hình có thiết kế độc đáo, màu sắc đặc trưng, hoặc bổ sung các yếu tố nhận diện riêng biệt của thương hiệu cũng là giải pháp thường được áp dụng nhằm tăng tính phân biệt của nhãn hiệu và giảm thiểu rủi ro bị từ chối trong quá trình thẩm định.

5. Phản hồi công văn thẩm định đúng thời hạn

Trong quá trình thẩm định nội dung đơn đăng ký nhãn hiệu, trường hợp Cục Sở hữu trí tuệ nhận thấy nhãn hiệu có khả năng không đáp ứng điều kiện bảo hộ, cơ quan này sẽ ban hành thông báo dự định từ chối và gửi cho người nộp đơn để lấy ý kiến phản hồi (Điều 103 Luật SHTT). Người nộp đơn có quyền giải trình, sửa đổi hoặc bổ sung ý kiến theo hạn định kể từ ngày nhận được thông báo; thời hạn này có thể được gia hạn theo quy định nếu có yêu cầu hợp lệ (Điều 19 Nghị định 65/2023/NĐ-CP).

Nguyên tắc phản hồi hiệu quả:

Phản hồi đúng thời hạn pháp lý để tránh đơn bị coi như rút bỏ;
Lập luận rõ ràng, có căn cứ pháp lý và thực tiễn thẩm định của Cục SHTT;
Cung cấp bằng chứng minh họa (nếu cần): tài liệu chứng minh nhãn hiệu đã được sử dụng, có độ phổ biến; ảnh chụp sản phẩm thực tế; văn bản giải thích ý nghĩa đặc biệt của nhãn hiệu;
Tránh sửa đổi làm thay đổi bản chất nhãn hiệu (không được thay đổi yếu tố chủ đạo đã nộp đơn);
Nếu không thể bảo vệ toàn bộ, cân nhắc giảm bớt phạm vi bảo hộ (giới hạn danh mục hàng hóa/dịch vụ) để tăng khả năng được chấp nhận.

Ví dụ: Cục SHTT gửi thông báo dự định từ chối nhãn hiệu “ABC” vì tương tự với nhãn hiệu “ABD” đã đăng ký trước cho cùng nhóm hàng hóa. Người nộp đơn cần lập luận: (1) Sự khác biệt về hình thức và phát âm; (2) Khác biệt về thị trường mục tiêu và phân khúc khách hàng; (3) Đính kèm bằng chứng sử dụng thực tế không gây nhầm lẫn. Phản hồi có chất lượng giúp giảm số vòng trao đổi và tăng khả năng được chấp thuận.

6. Theo dõi tiến trình đơn thường xuyên và xử lý kịp thời

Việc theo dõi tình trạng đơn đăng ký nhãn hiệu thông qua hệ thống IP-Platform của Cục Sở hữu trí tuệ, cũng như trực tiếp trao đổi với thẩm định viên xử lý đơn giúp người nộp đơn kịp thời nắm bắt các thông báo liên quan đến thiếu sót hình thức, dự định từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ, từ đó chủ động xử lý trong thời hạn luật định.

Trên thực tế, việc không theo dõi tiến trình đơn thường xuyên có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn phản hồi, khiến đơn đăng ký bị coi như rút bỏ theo quy định của pháp luật (Điều 115 Luật SHTT). Đồng thời, việc cập nhật tiến độ xử lý đơn cũng giúp người nộp đơn chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp trong từng giai đoạn.

Cần lưu ý rằng các thông báo chính thức của Cục SHTT được gửi thông qua đại diện sở hữu công nghiệp (nếu có) hoặc trực tiếp cho người nộp đơn. Ngoài ra, trong thời hạn hai tháng kể từ ngày đơn được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp, bên thứ ba có quyền nộp ý kiến phản đối, do đó việc theo dõi tiến trình đơn trong giai đoạn này là đặc biệt cần thiết (Điều 112 Luật SHTT). Sau khi được cấp Văn bằng bảo hộ, nhãn hiệu có hiệu lực mười năm kể từ ngày nộp đơn và có thể được gia hạn nhiều lần, mỗi lần mười năm (Điều 93 Luật SHTT).

7. Tuân thủ yêu cầu về ngôn ngữ và nội dung hồ sơ

Theo quy định về ngôn ngữ sử dụng trong đơn đăng ký nhãn hiệu và các thủ tục sở hữu công nghiệp, toàn bộ tài liệu trong hồ sơ phải được lập bằng tiếng Việt. Trường hợp tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài, người nộp đơn phải nộp kèm bản dịch tiếng Việt theo quy định để phục vụ quá trình thẩm định (Điều 15 Nghị định 65/2023/NĐ-CP).

Yêu cầu về nội dung nhãn hiệu:

Không được vi phạm trật tự công cộng, đạo đức xã hội (Điểm a Khoản 1 Điều 73 Luật SHTT);
Không chứa dấu hiệu gây hiểu lầm, lừa dối người tiêu dùng về nguồn gốc, xuất xứ, chất lượng, công dụng hoặc các đặc tính khác của hàng hóa, dịch vụ;
Không bao gồm tên gọi, hình ảnh quốc kỳ, quốc huy, quốc ca của các quốc gia hoặc biểu tượng của tổ chức quốc tế, trừ trường hợp được cơ quan có thẩm quyền cho phép;
Không trùng hoặc tương tự với chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ nếu việc sử dụng có thể gây nhầm lẫn về nguồn gốc địa lý của hàng hóa;
Không chứa tên, bút danh, hình ảnh của cá nhân khi chưa được sự đồng ý hợp pháp của người đó hoặc người thừa kế hợp pháp;
Không xâm phạm quyền đối với tên thương mại, quyền tác giả hoặc các quyền sở hữu trí tuệ khác của bên thứ ba.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngôn ngữ và đảm bảo nội dung nhãn hiệu phù hợp với quy định giúp tránh bị từ chối hoặc phải bổ sung, sửa đổi kéo dài thời gian.

8. Cập nhật quy định pháp luật mới nhất

Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi, bổ sung năm 2022 (Luật số 07/2022/QH15) đã có nhiều thay đổi quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc đăng ký và bảo hộ nhãn hiệu. Bên cạnh đó, Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi, bổ sung năm 2025 đã được Quốc hội thông qua và dự kiến có hiệu lực từ ngày 01/4/2026, tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ. Trong đó, đáng chú ý là việc bổ sung các quy định liên quan đến nhãn hiệu phi truyền thống như nhãn hiệu âm thanh; điều chỉnh thời hạn thẩm định và trình tự xử lý đơn; sửa đổi cơ chế giải quyết khiếu nại, tranh chấp về nhãn hiệu; đồng thời tăng cường các biện pháp bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ.

Để bảo đảm việc đăng ký nhãn hiệu được thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý, người nộp đơn cần thường xuyên cập nhật các thay đổi của pháp luật và thực tiễn áp dụng, bao gồm:

Các văn bản pháp luật mới được ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung;
Nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành liên quan đến đăng ký nhãn hiệu;
Thực tiễn thẩm định mới nhất của Cục Sở hữu trí tuệ thông qua các quyết định chấp thuận hoặc từ chối đơn;
Thông tin được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp và website chính thức của Cục Sở hữu trí tuệ.

Kết luận

Việc tối ưu hóa quá trình thẩm định đơn đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam không phải là một biện pháp riêng lẻ, mà đòi hỏi sự kết hợp đồng bộ của nhiều yếu tố, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định ngay từ đầu, nắm bắt đầy đủ các yêu cầu pháp lý và thực tiễn thẩm định, cũng như chủ động theo dõi và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình xử lý đơn.

Tuân thủ đầy đủ các lưu ý nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân giảm thiểu rủi ro bị từ chối bảo hộ do không đáp ứng yêu cầu pháp luật, rút ngắn thời gian xử lý đơn, tiết kiệm chi phí phát sinh, đồng thời nâng cao khả năng được cấp Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu một cách ổn định và hiệu quả. Qua đó, quyền và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu nhãn hiệu được bảo vệ tốt hơn trong hoạt động kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường.

Trong trường hợp cần hỗ trợ chuyên môn, doanh nghiệp và cá nhân nên cân nhắc việc liên hệ với các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được cấp phép hoặc tìm kiếm tư vấn pháp lý chuyên sâu, nhằm bảo đảm quá trình đăng ký và bảo hộ nhãn hiệu được thực hiện đúng quy định và mang lại hiệu quả tối ưu.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 ngày 29/11/2005, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 36/2009/QH12, Luật số 42/2019/QH14 và Luật số 07/2022/QH15.
Nghị định số 65/2023/NĐ-CP ngày 31/8/2023 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp.
Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN ngày 30/11/2023 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp.
Thông tư số 63/2023/TT-BTCngày 16/10/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí sở hữu công nghiệp.
Thỏa ước Nice về Phân loại quốc tế hàng hóa và dịch vụ dùng cho đăng ký nhãn hiệu (Nice Classification – Edition 12-2024).
Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam, website chính thức: https://ipvietnam.gov.vn.
Hệ thống tra cứu IP-Platform của Cục Sở hữu trí tuệ: https://ipvietnam.gov.vn/ip-platform.